Wat is het geheim van een productiever kantoor?

July 13, 2016

Onze wereld draait om het optimaliseren van productiviteit. In zowel ons persoonlijke als professionele leven maken we gebruik van apps, automatisering en statistieken om zeker te weten dat we alle informatie die we tot onze beschikking hebben, gebruiken om zo efficiënt en effectief mogelijk te zijn. Maar zien we niet een belangrijke mogelijkheid over het hoofd?
De data die je verzamelt van je bedrijfsruimtes heeft een grote invloed op je organisatie. Het helpt je om te anticiperen op onderhoud en verlies te voorkomen. Zulke inzichten uit je bedrijfsruimte zie je direct terug in je financiën.

Slim meten voor gezondheid en productiviteit

Een kantooromgeving beïnvloedt de gezondheid, tevredenheid en de effectiviteit van werknemers. Volgens Gartner Research wordt kantoorruimte “steeds meer gebruikt om culturele veranderingen door te voeren, talent aan te trekken, innovatie te stimuleren en productiviteit te verbeteren. Dit dwingt CIO’s om hun aanpak van de werkruimte aan te passen.” Wanneer elk aspect van de website en sociale media al wordt gemonitord, kan een bedrijf het zich niet veroorloven om de bedrijfsruimte links te laten liggen.

Inefficiënt gebruik van ruimtes is niet alleen frustrerend, maar ook duur

De kosten voor facilitair management stijgen. Volgens de NFC Index bedroegen de gemiddelde kosten per kantoorwerkplek in 2015 €8,959 exclusief BTW. De gemiddelde van kosten voor een full-time medewerker bedroegen €8,601 exclusief BTW. Dat is een stijging van 2% ten opzichte van vorig jaar.

Terwijl de gemiddelde facilitaire kosten stegen, groeide het aantal werkplekken niet mee. Omdat de gemiddelde kantoorruimte niet hetzelfde aantal bureaus als full-time werknemers heeft, is het van cruciaal belang dat bedrijven hun ruimte zo efficiënt mogelijk benutten.

Het zoeken naar een leeg bureau of een vrije vergaderruimte kost ook geld. Volgens Steelcase meldt 70% van de werknemers dat zij tot wel 15 minuten per dag verliezen met de zoektocht naar een vergaderruimte , terwijl 23% hier dagelijks maarliefst 30 minuten aan kwijt is.  Een onderzoek naar 300.000 vergaderingen op verschillende locaties toonde aan dat de ruimtes 92% van de tijd volgeboekt waren, maar dat 15% van de reserveringen niet nagekomen werden. Dit zou managers zorgen moeten baren – in plaats van dat hun teams bezig zijn met innovatie, verspillen ze hun tijd met het zoeken naar een plaats om te kunnen werken.

Een eenvoudig en gebruiksvriendelijk sensornetwerk biedt uitkomst voor zulke uitdagingen. Het registreren van de bezetting van bureaus en werkruimtes vermindert de hoeveelheid tijd die verspild wordt aan het vruchteloos zoeken naar een vrije werkplek, en helpt werknemers om het meeste alles uit beschikbare kantoorruimte te halen.

Door gedurende een langere periode het ruimtegebruik van kantoren te monitoren, kun je betere investeringsbeslissingen nemen. De GGZ, een klant van 30MHz, bespaarde €525,000 door onnodige investeringen in desktop computers en uitbreiding naar een nieuwe verdieping te voorkomen – en dat allemaal dankzij sensor data.

De link tussen luchtkwaliteit en innovatie

Buiten het optimaliseren van de bezetting en het gebruik van de werkruimte, verbeteren slimme sensoren de gezondheid en prestaties van werknemers. Muffige kantoren zijn niet alleen oncomfortabel, ze kunnen potentieel de productiviteit stagneren. Volgens het Yale Center for Environmental Communication toon nieuw onderzoek aan dat we het van kooldioxide niet alleen maar warm krijgen: het kan ook ons denkvermogen afzwakken. Wanneer de kooldioxide stijgt tot 1,000 ppm (wat meer dan twee en half keer zoveel is als in de buitenlucht!) neemt ons denkvermogen langzaam maar zeker af Real-time data met betrekking tot luchtkwaliteit kan eenvoudig geregistreerd worden met CO2 en NO2 sensoren, die historische data bijhouden en nuttige meldingen sturen wanneer de gemeten niveaus zich buiten het optimale bereik begeven.

Om de productiviteit te verhogen, is het noodzakelijk om werknemers comfortabel, tevreden en innovatief te houden. De sleutel om dit doel te bereiken is het optimaliseren van hun werkomgeving. Sensordata helpen je om deze doelen te bereiken. Het monitoren van bedrijfsruimtes stimuleert organisaties om:

Snel te reageren – doordat je real-time meldingen ontvangt wanneer omgevings factoren (bijvoorbeeld het stijgen of dalen van de temperatuur, of de CO2 concentraties) op het punt staan een bepaalde grens te overschrijden, kun je snel reageren om de afwijkingen te corrigeren.  Bijvoorbeeld door de ventilatie wat omhoog te schroeven wanneer de CO2 concentraties stijgen.

Observeren en inspelen op trends – Sensoren die een jaar lang data genereren leveren veelzijdige nieuwe inzichten op die organisaties helpen om situaties met elkaar te vergelijken en op data gebaseerde investeringen te maken in hun faciliteiten. Bijvoorbeelddoor onnodige investeringen in werkplekken te vermijden.

Waarom zou je wachten met het monitoren en optimaliseren van de kantooromgeving? Als bedrijf hoef je geen tijd te verspillen aan een ingewikkelde IoT set-up – de 30MHz Sensor Toolkit is klaar voor gebruik binnen enkele minuten. Je kunt direct beginnen met monitoren en naar wensmeer sensoren toevoegen aan het systeem.

Wat wil jij meten?

Wij zijn nieuwsgierig naar wat jou 's nachts wakker houdt. Hoe zou jij sensoren willen inzetten voor jouw bedrijf?Vertel het ons en wij geven zo snel mogelijk aan welke sensoren geschikt zijn voor jouw situatie.
Are you overlooking the key to a more productive office?
We live in a world obsessed with maximizing productivity. From our personal lives to our businesses, we look to apps, automation, and analytics to make sure we’re using all the information at our disposal to be as efficient and effective as possible. But are we overlooking one of our greatest assets? Physical space and the ...
Read more
We’ve been pretty excited about resinOS 2.0
There are many ways to explain 30MHz. “Scalable IoT for industry” comes to mind. “Standalone plug and play sensor product” is another angle. “The lego’s of smart sensing” is helpful, as is “agtech, insurtech or real estate tech, depending on your needs.” However you look at it, we help organizations monitor their environments and make ...
Read more
Practical IoT: maintaining optimum conditions for tulip and lily bulbs
Jan de Wit en Zonen (Jan de Wit and Sons) have specialized in the export, processing and cultivation flowerbulbs since 1922, delivering to clients in more than twenty countries across Europe, Asia and North America. The family business specializes in tulip and lily bulbs, as well as other flower varieties including hyacinths and irises.  De ...
Read more